Met mediation lost u samen met de andere partij uw conflict op met hulp van een onafhankelijke mediator. Het grote verschil met advocaten en rechters is dat de mediator geen standpunt inneemt, geen oplossingen bedenkt en geen beslissingen neemt. Dat doet u zelf. De mediator begeleidt u daarbij. U werkt en denkt dus zelf actief mee en u bepaalt de oplossing. Hierdoor is de oplossing vaak beter dan een opgelegde oplossing van bijvoorbeeld een rechter. De mediator kiest geen partij, maar blijft onafhankelijk en neutraal.
Er gelden twee belangrijke uitgangspunten bij mediation, te weten vertrouwelijkheid en geheimhouding. In een conflict vertrouwt men elkaar meestal niet meer. Tijdens de mediation wordt er juist ook gewerkt aan het herstellen van het vertrouwen. Daarom valt alles wat tijdens de mediationgesprekken besproken wordt onder de geheimhoudingsplicht. Dit geldt ook voor de gespreksverslagen, overeenkomsten en zelfs voor de uitkomst van de mediation. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor de mediator. In het algemeen zijn er geen anderen (zoals advocaten, adviseurs) bij de mediation aanwezig. Maar soms kan het toch goed of nodig zijn dat uw advocaat of adviseur bij een gesprek aanwezig is. Bijvoorbeeld om de gevolgen van een oplossing te bepalen. Dat mag, als u het vooraf afspreekt met de andere partij en de mediator. De advocaat of adviseur moet zich dan ook houden aan de geheimhoudingsplicht.
Een mediation kan alleen starten als u en de andere partij aan mediation willen meedoen. U kunt niet gedwongen worden om aan mediation mee te doen. Anders is mediation gedoemd te mislukken. Ook als een ander mediation voorstelt (bijvoorbeeld door uw werkgever of op doorverwijzing van de rechter) bent u niet verplicht om deel te nemen aan de mediation. Als u kiest voor mediation, zult u wel actief moeten meewerken om het goed te laten verlopen. U moet samen een oplossing willen vinden voor het probleem.
Het verloop van een mediation
Zodra u een (eerste) afspraak met de mediator gemaakt heeft, is het verstandig om deze bijeenkomst goed voor te bereiden. Zet bijvoorbeeld op papier wat voor u het probleem is, welke zaken belangrijk zijn voor u en wat het allerbelangrijkst is. Ook kunt u proberen in te schatten hoe de ander tegen het probleem aankijkt en wat voor hem/haar belangrijk is.
De eerste bijeenkomst is een kennismakingsgesprek (kan ook een telefonische intake zijn). U maakt kennis met de mediator. Hij zal u uitleggen wat mediation inhoudt en welke uitgangspunten gelden tijdens een mediation. Daarnaast krijgt u allebei kort de gelegenheid om uw kant van het verhaal over het conflict te vertellen.
Na de intake legt de mediator een aantal dingen vast in een mediationovereenkomst, zoals de vertrouwelijkheid en geheimhouding, over welk onderwerp het conflict gaat en welk uurtarief geldt. Ook verklaart u dat u actief meewerkt en dat u het conflict wilt oplossen. De mediator verklaart in deze overeenkomst dat hij onpartijdig zal zijn en geen enkel belang heeft bij de oplossing die u voor het conflict zult vinden. Als u besluit de mediation te starten, ondertekent u deze overeenkomst. Alle afspraken voor het mediationtraject staan op papier. Daarom is zo’n overeenkomst heel belangrijk.
Na de ondertekening van de mediationovereenkomst start de mediation. De mediationbijeenkomsten vinden meestal plaats op een neutrale plek, bijvoorbeeld op het kantoor van de mediator. Tijdens de bijeenkomsten zal de mediator elke deelnemer zijn kant van het conflict vertellen. Aan het eind van elke bijeenkomst vat de mediator de voortgang samen. De mediator maakt een gespreksverslag (op hoofdlijnen). Na een of een aantal gesprekken is het bekend hoe u beiden tegen het conflict aankijkt, en is duidelijk wat voor iedereen de kern van het conflict is en welke zaken belangrijk zijn in de toekomst.
Dan is het punt bereikt waarop u en de andere partij constructief aan oplossingen kunt gaan werken. De mediator beheerst verschillende technieken waarmee hij u helpt om oplossingen te zoeken. Daarna zult u toetsen hoe haalbaar de oplossingen zijn.
Als beide partijen een oplossing hebben gevonden, dan legt de mediator deze oplossing vast in een vaststellingsovereenkomst. Deze overeenkomst is belangrijk omdat hierin alle afspraken beschreven staan die u gemaakt heeft. Het schept rechten en plichten waar u zich beiden aan moet houden. U ondertekent deze overeenkomst allebei. Hiermee verklaart u dat u zich houdt aan de afspraken. Na ondertekening van de vaststellings-overeenkomst is de mediation afgerond.
Geen oplossing, en dan?
Als het niet lukt om tot een oplossing te komen, dan zal de mediation stoppen. De mediator zal dit aangeven. Maar ook als u er zelf geen heil meer in ziet, kunt u aangeven dat u wilt stoppen. Er wordt dan geen vaststellingsovereenkomst gemaakt. Als de rechter u heeft doorverwezen en de mediation slaagt niet, dan wordt de gerechtelijke procedure weer opgestart.
Waarvoor is mediation geschikt?
Mediation leent zich voor verschillende situaties. Bij Arbeidsmedation kunt u denken aan een conlict op het werk tussen medewerkers onderling of tussen leidinggevende en een medewerker. Dit conflict kan soms zo hoog oplopen, dat de medewerker zich ziek meldt en niet meer op het werk wil komen. Uw bedrijfsarts of arboarts zal de werkgever en werknemer gedurende korte tijd in de gelegenheid stellen om het onderliggende arbeidsconflict op te lossen. In dit soort gevallen kan een mediator behulpzaam zijn en partijen bij elkaar aan tafel brengen. Want of het conflict nu oplosbaar is of niet, er zal met elkaar over gepraat moeten worden. Anders gaat het conflict op de lange baan. En hierbij is niemand gebaat, want hoe langer een conflict loopt, hoe moeilijker het wordt om er nog samen uit te komen.
Bij zakelijke conflicten moet u denken aan de naleving van een koopovereenkomst die spaak loopt, de samenwerking tussen partners die een andere wending neemt, aan eigenlijk alle contractsvormen die een langdurige relatie beogen. Naar de letter van het contract dat tussen twee partijen is gesloten, kan vaak wel een juridisch standpunt worden ingenomen. Maar op het moment dat u dat doet, weet u ook dat de relatie daardoor beschadigd zal worden. Instandhouding van het contract is u vaak meer waard dan het gelijk krijgen, alleen zit het u niet lekker dat u zich een bepaalde situatie moet laten welgevallen die eigenlijk niet zo is afgesproken. Er ontstaat dan toch frictie, die vroeg of laat escaleert. En dan is het – juridisch gezien – misschien al te laat om nog uw recht te halen. Mediation biedt in dergelijke gevallen de mogelijkheid om uw zorgen, angst of wrevel op een prettige manier kenbaar te maken aan uw zakelijke relatie vóórdat de situatie escaleert.
Zoekt u een mediator? Claire Vendel is MfN-registermediator en lid van de NMv (Nederlandse Mediatorsvereniging), de RMA (Rotterdamse Mediators Associatie) en de GAM (Groep Arbeidsmediation) en staat ingeschreven bij het SKM (Stichting Kwaliteit Mediators). Lees verder >>